在提交投标时，承包商应始终仔细检查他们的提案提交方法，无论是指定的门户网站、电子邮件还是任何其他方法，并在截止日期前做好。
GAO最近有机会审查与美国海军采购相关的提案提交问题，并没有对在截止日期前遇到提案提交问题的承包商表示同情。
政府问责局在抗议中解决了迟报例外和提交门户的问题Signet技术公司
2019年2月11日，美国海军发布了一份IDIQ合同的RFP，为全球海军岸上设施提供ESS/EMS服务。本次招标要求通过美国海军陆战队SPAWAR E-CC(电子商务中心)门户网站提交提案。任何在该网站以外提交的提案将不被接受。征集包含FAR 52.215-1，其中包括具体的提案提交规则和例外情况。
具体地说,远52.215 - 1报价人负责提交提案的国家。任何在截止日期后送交指定政府办事处的建议书，将不获考虑。
FAR 52.215-1还为紧急情况或意外事件创建了一个例外。如果紧急情况或意外事件中断了政府进程，导致指定办公室未能在截止日期前收到建议书，则收到建议书的截止日期将移至正常政府进程恢复的第一个工作日，截止日期的时间将与招标书最初规定的时间相同。
该RFP提案的截止日期为美国东部时间2019年3月22日下午2点。3月22日下午1点41分，SigNet登录SPAWAR E-CC门户网站提交了提案。SigNet以压缩文件格式(zip文件)编译了提案，并试图在下午1:51、1:56和1:59将提案上传到门户网站上。在这些尝试中，Signet的提议都没有成功通过。
随后，SigNet三次试图通过电子邮件向合同官员发送提案。同样，这些邮件都没有成功。海军-海军陆战队的电子邮件系统不接受来自外部来源的zip文件，因此该提案从未成功地到达CO的电子邮件。在被告知他们的提议不会被考虑后，SigNet向GAO提出了抗议。
SigNet辩称，SPAWAR E-CC网站的一个错误阻止了其提案的提交，这构成了FAR 52.215-1下的“意外事件”。值得注意的是，SigNet并没有在抗议中提供网站错误的证据。SigNet还辩称，有可接受的证据证明其提案是通过电子邮件收到所需的政府办公室的，这在FAR 52.215-1中也是可接受的。
美国海军回应称，“SigNet”未能证明是网站错误，海军从未通过电子邮件收到过该提案。
政府问责局同意海军的意见。政府问责局认为，要约方有责任在适当的时间、适当的地点提出要约。如果提案从未真正收到，则机构不需要考虑它。SigNet并没有证明该网站确实遇到了问题，海军也从未在其电子邮件系统中确认实际收到了该提案。因此，FAR 52.215-1中针对意外事件的例外情况不适用。
政府问责局指出，在以电子方式提交建议书时，要约人必须在建议书截止日期前充分利用电子提交系统，确保及时提交建议书。此外，如果网站停机或遇到问题，如SigNet所称，那么根据FAR 52.215-1中“意外事件或紧急情况”的例外情况，提交的截止日期将转移到网站工作的第一个工作日，提案将在那个时候发送。SigNet没有做到这一点，也没有显示网站确实有错误。
SigNet的案例提醒政府承包商要提前计划。SigNet缩短了他们的时间，在截止日期前20分钟登录，并在截止日期前9分钟首次提交。承包商应在提交日期之前和提交日期当天仔细检查任何提交入口。
此外，使用zip文件可能会给SigNet带来额外的问题。承包商应在提交截止日期前确保所使用的文件类型是可接受的。仔细检查所有内容并在截止日期前做好准备总是值得的，以防止任何棘手的情况或网站问题阻止提交。如果你不这样做，GAO不太可能同情你。
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