在我们的工作中，我们定期对政府进行抗议、索赔、上诉等诉讼。但通常情况下，采购和合同问题可以在不需要诉讼的情况下解决——通过一种鲜为人知的方法，我们喜欢称之为“与你的CO.谈事情”。关于与合同官员的沟通，还有一些重要的事情要记住在提案提交过程。本文是三篇文章中的第二篇，旨在为与合同官员沟通提供有用的技巧。第1部分侧重于征集前和征集沟通，可以在这里找到在这里．本文将重点讨论提案提交通信。第三个重点是合同履约沟通。
一旦提案提交，就要积极主动地与合同官员沟通，确保提案收到，完整，符合要求!
尽管存在一些误解，如果您的提案不完整、迟交或不符合要求，采购机构没有责任单方面通知您。全怪你!不要犹豫，联系确认收到，完整性，或遵从-永远!
现在，你可能并不总能得到答案。但是，美国政府问责局的一系列案例告诉我们，作为要约人，你必须尽职尽责，确保该机构收到你的提案准时，该提案是完整的，并且该提案是合规的。简单地说“我按时发送了”或“在我的电脑屏幕上看起来是合规的”一再无法引起GAO的同情。
在一种情况下，JV Derichebourg-BMAR & Assocs。公司， b-408777 (2013)在美国，政府问责局维持了该机构的决定，即要约人通过电子邮件提交了报价，但意外地将价格建议作为附件遗漏了。在指定的接收建议书的截止时间之后，该机构最终收到了要约人的价格。
事实上，政府问责局发现，抗议者声称该机构应该让其知道附件缺失的说法毫无根据。GAO说:
[T]抗议者承担了确保及时收到其提案的责任，而不是机构，如果[抗议者的]提案收到晚了，除非在联邦收购条例(FAR)中明确规定的有限情况下，它不能被考虑，但这些都不适用于本案。在某种程度上，抗议者认为其提案的延迟应该被原谅，因为该机构接收提案的程序有缺陷，我们不同意。
政府问责局接着解释说，该机构没有义务单方面通知要约人其提案的收到情况、完整性或准确性。用GAO的话来说:
[抗议者]没有引用任何法律、法规或本办公室的决定——我们也不知道有任何法律、法规或决定——来支持该提议，即机构人员有责任在提案截止日期之前审查电子邮件发送的要约的完整性，并通知要约人任何缺失的部分。最终，JVDB延迟提交提案的主要原因是抗议者在将提案通过电子邮件发送给该机构时未能附上其价格提案，而不是该机构未能在提案到期日期提醒抗议者这一错误。
现在，如果要约人立即联系合同官员询问其提案提交情况，那么要约人可能会在足够的时间内发现缺失的附件，从而将这部分提交给代理机构。但如果不代表出价人采取主动行动，世界将永远不会知道。这可能会让你失去整个奖项，就像这里的抗议者一样。
同样，如果采购机构的建议书有错误，例如超过页数限制等，也无须通知要约人。
在JJ Global Servs。公司。， b-418318 (2020)在美国，要约人提交的提案超过了征求书中规定的页数限制，而在那些额外的页面上，有一些关键的提案信息被机构拒绝考虑在其评估中。政府问责局再次表示对抗议者没有同情，并同意该机构忽视这一信息的决定是合理的。GAO说:
一般而言，要约人必须按照代理招标书中规定的格式限制来准备其提案，包括任何适用的页面限制…在这种情况下，RFP对每个叙述部分都规定了明确、明确的页面限制，并规定机构不会考虑任何多余的页面。它还明确规定，在缺乏所需资料的情况下，将评估不足之处，这种不足将使提案没有资格获得奖励。明确说明的招标技术要求被视为对政府的需求至关重要，不符合这些重要条款的提案在技术上是不可接受的，可能不会成为授予的基础。
在这种情况下，抗议者认为该机构应该允许它澄清缺失的信息——尤其是因为抗议者声称这些信息出现在提案的其他地方。但是，政府问责局再次表示，这一负担不在该机构身上，而是在该机构的自由裁量权范围内。政府问责局说
是否向要约人寻求澄清或更正，由代理决定。在招标书有明确页数限制的情况下，我们认为，代理机构没有义务对要约人的提案进行分类，以决定哪些页数应该或不应该计入该限制。通过选择这样的提案格式，[抗议者]承担了其提案的部分内容将因不符合限制而被拒绝的风险。
再说一次，如果要约人主动寻求确认提案已经收到，并且所有信息都在的话，谁又能说这个问题有多容易解决呢?你根本不能指望机构提醒你这些问题。拿起电话或发送后续电子邮件，要求合同官员确认收到，并确认没有传输或格式问题，这总是值得一试的——特别是如果你有足够的时间提交提案，以便在必要的截止日期前及时对提交的提案进行快速修改。
然而，这引出了另一个重要的问题。同样重要的是确保你是可用的如果该机构决定就这些问题与您联系!
确保您为您的提案仔细选择了您的联络点(POC)，并确保POC已准备好并愿意在政府时作出回应任何时候！
在GAO的一个案例中，ortho -临床诊断公司， b-418946 (2020)，要约人在其建议中指明了一个单一的POC。但是那个POC在采购过程中放了很长的假。重要的是，没人通知采购机构。提案中也没有列出备用POC。
然后，当该机构向要约方的POC发送电子邮件进行讨论时，它表示甚至没有收到“不在办公室”的电子邮件。因此，由于要约人没有回应，代理公司将要约人从竞争中淘汰了。因此，当抗议者向政府问责局挑战这是一个“不合理的机构决定”，并辩称缺乏有意义的讨论时，政府问责局基本上说，这是你的责任!
尽管抗议者辩称，根据政府问责局的说法，该机构应该确认收到这封信，但没有收到这封信，抗议者从未回复，这不是该机构的错。政府问责局还表示，该抗议者应通知该机构其所列POC的不可用性。用GAO自己的话说:
由于记录中没有任何内容显示该机构收到了不在办公室的通知，或任何其他迹象表明该机构应该知道包含讨论信的电子邮件没有收到[抗议者]，因此该机构没有理由确认[抗议者]收到了电子邮件或进一步联系其他Ortho员工。因此，记录表明，该机构不是Ortho未能收到或回复讨论函的原因，因此我们不能得出结论，该机构发现Ortho已退出竞争，从而违反了任何采购法律或法规
所以，你最好的选择是确保你列出的POC是一个精心挑选的、负责任的、反应灵敏的人——他不会很快出差。当然，事情总会发生;所以，或者，确保你公开地与合同官员谈论任何你所竞标的关于你的联系人，你的可用性，你的备份联系人，并确保你在所有沟通的循环中。或者它会让你失去一个奖项!
最后，正如所有这些案例所表明的那样，了解在提案评估期间可能发生的不同类型的沟通也是有帮助的——因此，如果机构确实与你联系，你已经准备好了。
在提案评估期间，充分利用任何提供的澄清或讨论!
澄清，如中所述到15.306，是要约人与代理之间的“有限交换”。其目的是澄清建议的某些方面;但是在澄清期间没有机会实质性地修改你的提案。而且，正如我们刚刚从政府问责局了解到的，该机构有广泛的自由裁量权，是否要求要约方澄清。
值得注意的是，在联邦索赔法院的案件中，法院确实表示，这种自由裁量权有一个外部限制。在BCPeabody若干。服务公司。公司。，第13-378C号(Fed. Cl. 2013)，法院裁定该宗案件的事实情况令承办人员“别无选择，只能澄清要约人建议中的文书错误”。我们不会深入讨论这一点的细节，但请记住，在某些时候，代理机构可能会被视为不合理的行为，因为没有澄清提案的错误——但这一点还没有明确定义——因此，这不是要约人应该依赖的东西。最保险的做法是确保你的提案以尽可能完整和合规的形式收到，并与之接触在你这边向合同官员确保(而不是依靠任何机构的职责来做到这一点)。
除了说明之外，FAR的同一部分还解释了的过程讨论-更实质性的提案沟通。不像澄清，目的讨论允许承包商在他们的提案中解决问题。该机构的讨论必须针对每个要约方的具体建议进行调整，并且至少必须解决缺陷、重大弱点以及要约方尚未能够回应的任何不利的过去业绩信息。而且谈判也必须是平等的——因此，如果谈判是由一个要约人发起的，那么谈判必须是由竞争范围内的所有要约人发起的。
你投标的招标书通常会告诉你该机构是否计划或保留进行这些通信的权利。但如果你不确定，你会给谁打电话呢?没错，你猜对了:你的签约官。
* * *
因此，这里的结论是，在提案提交和评估期间的沟通显然对确保你给你的公司提供最好的成功机会至关重要，但作为承包商，你也必须了解每次招标下机构和要约方的规则、权利和义务。同样，确保你的提案被接受、完整和合规几乎总是“在你身上”。所以要积极主动地与你的合同官员谈论任何你投标或甚至计划投标以确保。
关于这个博客有什么问题吗?请发邮件至info@koprince.com
需要法律援助?给我们打个电话785-200-8919．