许多企业在成长过程中都会经历名称变更和品牌重塑。但如果你是政府承包商，企业名称更改需要额外的更新，如果没有正确和及时地完成，可能会影响企业赢得合同的能力。
政府问责局最近的决定强调了如果你想赢得合同，确保你的承包商档案更新是多么重要。
就在上周，GAO发布了一项决定，显示了更新SAM.gov和CVE档案以避免失去合同授予的重要性。GAO的决定桑福德联邦围绕着SDVOSB名称更改，以及处理名称更改的延迟如何使最好的提案陷入困境。
2019年6月13日，VA发布了一份征求建议书，100%为sdvosb预留，寻求临时清洁服务。RFP公司Vaar§852.219-10，要求所有供应商在CVE VIP数据库中验证为SDVOSB，并符合SDVOSB的定义。RFP还明确指出，“只有在提交提案时和授予时，在VIP数据库中列出的经过验证的sdvosb才会被考虑授予，未经验证的公司将被视为无响应且没有资格获得授予。”
抗议者Sanford Federal为这份RFP提交了价格最低的提案。然而，根据VAAR和RFP条款的要求，在审查提案后，合同官员无法核实Sanford是否是SDVOSB。
桑福德在VIP数据库中没有被列为已验证的SDVOSB，在SAM.gov上也找不到。桑福德的提案确实包含DUNS编号和CAGE代码，但它在VIP和SAM.gov上显示了一个名为FAR Solution, Inc.的经过验证的SDVOSB的结果。在提案、VIP或SAM.gov网站上，都没有迹象表明FAR解决方案与桑福德有关。因此，合同官员拒绝了Sanford的最低价格提案，因为它不是一个经过验证的SDVOSB。
Sanford在抗议中解释说，它以前被命名为FAR Solution，在这个名字下，它是一个经过验证的SDVOSB。FAR Solution已经完成了公司名称的变更，并在6月11日向SAM.gov提交了名称变更请求。桑福德声称，退伍军人事务部表示，在更新VIP中的名字之前，必须更新其SAM配置文件。因此，桑福德没有向CVE提交名称更改以更新其VIP资料，因为它正在等待SAM名称更改。
Sanford还认为，SAM档案的名称更改请求将在提案提交截止日期之前完成。Sanford提到，它在其提案中包括DUNS编号和CAGE代码，以表明FAR Solution (SDVOSB)与Sanford是同一实体。
政府问责局不接受桑福德关于其名称变更的说法，并发现退伍军人事务部拒绝桑福德的提议并没有错。GAO特别指出了VA拒绝该提案的一些有效理由，例如Sanford没有在其提案中提及名称更改，没有解释为什么DUNS编号和CAGE代码显示FAR解决方案，也没有解释Sanford和FAR解决方案如何是相同的业务。
GAO认为，要约人有责任提交一份书面良好的提案，其中包含充分详细的信息，表明符合RFP的要求。对Sanford提案最有利的书面解释，仍然会导致不确定哪个实体是真正的要约方。
在一个很长的脚注中，GAO确保提到，无论VA告诉桑福德什么，其VIP档案都没有按照RFP的要求更新新名称。FAR Solution的VIP简介在RFP中要求的时间内没有反映Sanford的新名称，Sanford的提案中没有任何内容合理地确定它与认证的SDVOSB, FAR Solution是同一实体。因此，Sanford没有遵守RFP和VAAR的条款。
这个案例很好地提醒了承包商在改变关键业务信息(如实体名称)后的最佳实践。在这种情况下，承包商必须确保招标要求的所有信息和证明都是最新的，包括任何在线资料。在处理某些备用合同时尤其如此，例如sdvosb。
正如桑福德发现的那样，即使你的出价最低，你仍然可能被拒绝授予，因为你没有在竞标前用最新的信息完全更新你的VIP和SAM档案。
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