代理机构通常要求要约人指定一个联络点，就提案进行沟通。但是，如果要约人确定的人在代理机构联系时无法联系，会发生什么?
美国政府问责局最近的一项投标抗议决定是一个警示故事，并为出价方提供了一些最佳做法。
政府问责局的决定ortho -临床诊断公司， B-418946(2020年10月23日)该合同涉及一份海军询价，寻求两套临床化学/免疫分析实验室分析仪系统和一套实验室自动化系统，为佛罗里达州杰克逊维尔海军医院的患者标本提供实验室检测。
2019年12月，Ortho-Clinical Diagnostics, Inc.提交了报价。在其报价中，Ortho-Clinical将其合同经理确定为公司关于报价的任何沟通的唯一联络点。
海军收到了包括Ortho-Clinical在内的五家公司的初步报价。在审查了最初的报价后，海军发现，包括Ortho-Clinical的报价在内，没有一个在技术上是可以接受的。美国海军决定与这五家公司进行公开讨论，使他们能够解决最初报价中的缺陷。
2020年5月，海军通过电子邮件向Ortho-Clinical的合同经理发送了一封讨论信。这封信指出了Ortho-Clinical最初报价中的不足之处，并通知Ortho-Clinical可以在5月15日前提交修改后的报价。
碰巧，合同经理正在休长假，从4月9日开始，预计将持续到6月底。合同经理的电子邮件显然应该自动发送“不在办公室”的信息，但Ortho-Clinical无法证明这样的信息是对讨论信的回应。
Ortho-Clinical在5月15日截止日期前没有做出回应，因此被淘汰出局。当Ortho-Clinical得知订单被授予竞争对手时，它向GAO提出了抗议。在某种程度上，Ortho-Clinical认为海军进行了不公平的讨论，当合同经理没有确认收到讨论信时，海军应该再次联系Ortho-Clinical。
政府问责局写道:
由于记录中没有任何内容显示该机构收到了不在办公室的通知，或任何其他迹象表明该机构应该知道包含讨论信的电子邮件未能到达Ortho，因此该机构没有理由确认Ortho收到了该电子邮件或进一步联系其他Ortho员工。
政府问责局认为，在合同经理休假时，Ortho-Clinical未能及时向海军通报最新情况，从而犯了错误:
Ortho的抗议称，它知道其合同经理将从4月9日开始休假，至少到2020年6月底。Ortho于2019年12月提交了报价。该机构于2020年5月发出了讨论信。尽管Ortho知道其报价联络人将从4月初开始休假约3个月，但它没有通知该机构这一事实或提供替代联络人。
总而言之，GAO写道，“该机构不是Ortho未能收到或回复讨论函的原因，”因此，“我们不能得出结论，该机构发现Ortho已退出竞争，从而违反了任何采购法律或法规。”政府问责局否认了这一抗议。
毫无疑问，如果海军收到了自动邮件回复，Ortho-Clinical的情况会好得多。在这种情况下，海军会简单地将讨论信转发给备用联络点。
但是,Ortho-Clinical案例表明，要约人完全依赖自动邮件回复可能会承担风险。在这里，一个人被指定为提案沟通的联络点，如果此人不在，要约方将非常明智地让另一名员工积极监控此人的电子邮件帐户。如果这个人是在一个较长的假期，要约人也将是明智的——正如GAO所建议的那样——主动通知代理机构，并提供一个新的联络点。
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