本博客的读者可能知道，政府合同索赔流程是由法令规定并包含了许多要求，比如存在认证如果金额超过10万美元。
但一个可能不太为人所知的要求是，为了有效，索赔必须要求订约官员对索赔作出“最终决定”。在最近的一项决定中，武装部队合同上诉委员会就这一要求发表了意见。
ASBCA审查了索赔要求Hejran Hejrat有限公司，美国ASBCA No. 61234, 18-1 B.C.A. (CCH)¶37039(2018年4月23日)。美国陆军工程兵团授予Hejran Hejrat有限公司(HHL)一份合同，租赁用于阿富汗的装甲多功能车。经过投标抗议、纠正措施和修改后，合同价格从9,364,707美元降至8,787,800美元。
2012年7月，USACE表示不会行使期权。HHL随后通知USACE应支付额外费用，一些车辆失踪，并提交了三张发票，要求额外赔偿4,137,964美元。订约官员回答说:
本函是针对贵公司2013年8月22日为W5J9JE-l 1-C-0I l5合同提交的三(3)张发票HHL-USACE/015、HHL-USACE/016和HHL-USACE/016。虽然您在邮件和发票中使用了“索赔”和“赔偿”一词，但我已将其视为公平调整请求(REA)，因为不清楚您是否在寻求订约官员的最终决定。
CO还询问HHL是否“打算提交索赔或寻求订约官员的最终决定”。
在2014年1月的一封电子邮件中，HHL回应称，它并没有打算将之前包含三张发票的电子邮件(2012年7月)视为REA。但是，2014年1月的电子邮件进一步解释说:“因此，我们要求您将此电子邮件与支持文件一起视为REA。如果您决定将此邮件视为REA，并且仍然拒绝我们调整付款的请求，我们将继续发出经认证的索赔。”这封邮件包括了被拖欠额外款项的理由，比如车辆丢失，并再次要求“这封邮件……被视为REA。”
2015年3月，HHL的一名官员向该机构发送了一封电子邮件，要求付款，并给出了欠款的原因，并表示“据我所知，有关合同# W5J9JE-11-C-0115的REA(公平调整请求)中反映的条款和观点是正确的。”2015年5月，CO向HHL发送了一份“对REA的回应”文件。这份文件没有表明它应该被视为CO的“最终决定”，CO指出HHL“可能对我们决定中讨论的事情有索赔”。
新的USACE CO在2017年3月发现REA没有任何价值，并建议HHL遵循合同争议条款中的程序。但该公司并没有发布承包官员的最终决定。
ASBCA在审查上诉事项时，从索赔的基本要求开始。这四项规定是(1)申索的金额;(2)申索的根据;(3)要求产地来源证作出最终决定;及(4)如申索的金额超过10万元，须提供证明。在这里，虽然HHL包括索赔的金额和依据(并且本可以在最终判决之前补救证明问题)，但在6年的沟通中，它从未要求订约官员作出最终决定。HHL“拒绝要求作出最终决定，也拒绝将发票或其提交的任何文件视为索赔。HHL表明，它理解订约官员调查的重要性。”
HHL试图辩称，USACE将其通信视为索赔。但ASBCA不接受这一论点，认为“合同官员对承包商提交的文件的描述不能证明已经提交了CDA索赔。”因此，ASBCA驳回了上诉。
这个案例是一个鲜明的提醒，一般来说，索赔的所有要素都必须到位，才能根据FAR和适用法规被视为索赔。这四项要求之一是要求作出最后决定。如果承包商不提出这样的要求，索赔很可能失败。
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